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Wir brauchen in unserer Firma natürlich so etwas wie eine Projektmanagement Software. In der Vergangenheit hatten wir einen Mix aus Open Office Dokumenten und viel Papierkram. Wir hielten jährlich Ausschau nach irgendwelchen schlauen web basierten Open Source Software Lösungen, aber das wir fanden nichts, was gut zu uns passt.

In den letzten sechs Monaten machte ich Bekanntschaft mit Jira. Es ist eine kommerzielle Software, die mehr oder weniger alles mit den richtigen Plugins darstellen kann.

More than just an issue tracker, JIRA is an extensible platform that you can customise to match to your business processes.

EIn anderes interessantes Projekt ist redmine. Meine Tochter machte mich gestern darauf aufmerksam und ich schaute es mir mal an.

Das Problem mit dieser Sorte Software ist die Komplexität, die Zeit, die man benötigt um die richtigen Module auszuwählen, manchmal das Geld (jira), der Serverplatz, den man benötigt, usw.

Letztes Jahr hörte ich das erste Mal vom STORM Projekt auf drupal.org. Ich spielte ein bißchen damit herum und gestern entschieden wir, es für unsere beiden Firmen  (cocoate.com and eduate.eu) zu benutzen. Unser "größtes Problem" ist, daß wir im "coaching, consulting und teaching business" sind. Wir brauchen nicht wirklich  Issue- und Bug Tracker. Mit manchen Kunden ist es möglich, solche Systeme zu benutzen, mit anderen nicht. Unser größter Wunsch momentan war auf der einen Seite eine Möglichkeit Firmen, Mitarbeiter, Projekte, Tickets und Tasks zu erstellen und diese miteinander zu verbinden. Auf der anderen Seite - und das ist wirklich das Wichtigste - eine Zeiterfassung - für unsere Mitarbeiter. Was sie bisher getan haben und ob ihre Arbeit abrechenbar ist oder nicht. Dieser Screenshot zeigt recht deutlich wonach wir gesucht haben:

Anmerkung: Dies ist eine Übersetzung des englischen Originalartikels. Die Screenshots sind nicht übersetzt. Es gibt jedoch eine deutsche Übersetzungsdatei für STORM, die in einer deutschen Drupal Installation automatisch bei der Aktivierung des Moduls installiert wird.

Installation

Wir arbeiten viel mit Drupal und daher war es einfach ein Basissystem zu installieren. (Lesen Sie dazu mehr im Online Drupal Buch)

Drupal, Webserver, Datenbank

Wie haben eine Multisite Drupal installation und so ist es einfach möglich eine neue Drupal Website zu erzeugen. Man benötigt nur eine neue Datenbank, einen server alias in der vhosts Konfiguration des Webservers und einen neuen Ordner innerhalb des Drupal sites Ordners.

Wenn Sie neu bei Drupal sind oder lokal testen wollen sollten sie eine einfache Drupal Installation nutzen ohne das ganze Multisite "Geraffel". Werfen Sie mal einen Blick auf den Aquia Stack Installer oder nutzen Sie das Drupal Online Buch.

Erste Schritte

Um das STORM System benutzen zu können müssen Sie das Drupal STORM Modul zunächst installieren. Es besteht aus mehreren Modulen: Storm (Basis Modul), Attributes (Attribute), Organizations (Firmen, Organisationen), Projects (Projekte), Tasks (Aufgaben), Tickets (Anfragen), Timetrackings (Zeiterfassung), People (Mitarbeiter), Team members (Teammitglieder), Notes (Notizen), Knowledgebase, Invoices (Rechnungen) und Ausgaben. Für unseren Start benutzen wir die folgenden Module:

Aktivieren sie Sie unter Strukturierung - Module.

Für den Anfangg benutzen wir nicht die Module expense, invoice, knowledgebase und team member. Wir wollen das System so einfach wie möglich halten.

Konfiguration

STORM ist mehr oder weniger einsatzbereit nachdem Sie die Module aktiviert haben. Es ist jetzt notwendig, nach und nach Ihre gewünschten Daten in Ihrem neuen Projektmanagement System einzugeben.

Organizations (Firmen, Organisationen)

In unserem Fall benötigen wir zwei Organisationen, weil wir zwei Firmen verwalten wollen. Wir haben sogar entschieden, eine dritte "Organisation" zu erstellen um unsere privaten Dinge zu organsieren, wie beispielsweise "Eine Solarheizung bauen". Um Organisationen zu erstellen gehen Sie auf administer - storm - storm organizisation oder storm - organization.

Eine Organisation kann ein Customer (Kunde) oder ein Provider (Anbieter) sein. Wir brauchen in unserem Fall beides. Vergessen Sie nicht, die Active Checkbox zu aktivieren, sonst wird ihre Firma zwar erstellt, aber es ist nicht möglich sie zu benutzen.
Als nächsten Schritt müssen Sie eine Standard STORM Organisation unter administer - storm - storm organizisation festlegen. Wie bereits gesagt, haben wir hier drei, eine davon muss die Host Organization sein.

Es gibt noch drei mehr oder weniger wichtige Dinge zu konfigurieren. Das icon directory (Verzeichnis) enthält die Icons für die STORM Attribute. Wenn Sie neue Attribute anlegen ist es nötig auch ein entsprechendes Icon zu erstellen und in das angegeben Verzeichnis zu legen. In unserem Fall ist es das Multisite all/modules Verzeichnis. Sie müssen einen geeigneten Ort finden. Die Years range in dates ist ein "nice to have" Feature um kürzere Optionslisten bei der Wahl des Jahres zu erhalten. Die Berichtskopzeile (report header) wird in allen Berichten genutzt. Da wir diese Funktion momentan nicht wirklich nutzen, habe ich cocoate.com projects geschrieben.

Das war es schon in Bezug auf Organisationen!
Wenn Sie jetzte storm - organizations aufrufen oder ([ihrewebsite]/storm/organizations) sieht die Seite etwa so aus.

Im gelben Bereich sehen Sie die abhängigen Elemente. Es ist natürlich auch möglich, das Drupal Kommentar Modul zu benutzen um zu Organisationen Kommentare zu schreiben. Jetzt müssen Sie noch Ihre Mitarbeiter und Ihre Projekte anlegen indem Sie auf das kleine + Icon klicken. Die Tickets und die Notizen sind momentan noch nicht sooo wichtig .

People (Mitarbeiter)

Sie können People durch einen Klick auf das + Icon anlegen. Das Interessante hier ist die Möglichkeit in Ihrer Installation existierende Drupal Benutzer zu verbinden. Denken Sie daran, dass Sie natürlich für jeden Mitarbeiter, der seine Stunden erfassen soll, ein Benutzerkonto benötigen. Wenn dieser Benutzer dann seine Stunden zu den Tasks und Projekten einträgt ist diese Verbindung wichtig für spätere Auswertungen nach dem Bentzernamen.

Die Mitarbeiterliste (Peoples list) hat ein praktischen Filter. In diesem Screenshot sieht man die Liste gefiltert nach Organisation und Name.

Projekte

Jetzt kommen wir zu den wichtigsten Dingen ... den Projekten. Hier ist ein Beispiel von unserer Projektwebsite. Die wichtigsten Dinge sind bei einem Projekt der Anfang und das Ende  :-). Im Screenshot sehen Sie die Eingabemaske.


Wenn Sie Ihre Projekte gespeichert haben, sehen Sie das Ergebnis Ihrer EInträge. Auf der rechten Seite sind die Notes, Tickets und Timetrackings gelistet, die mit diesem Projekt verbunden sind. Oben sehen Sie einen zusätzlichen Tab für Tasks (Aufgaben), die einen Bezug zu diesem Projekt haben. Wenn Sie auf das + Icon klicken, können Sie Inhalt hinzufügen, wenn Sie die richtige Berechtigungen haben.

Tasks (Aufgaben)

Die schlechte Nachricht zuerst: Momentan können Sie einen Task nicht einem Mitarbeiter zuweisen. Es existiert aber ein Workaround mit CCK - siehe http://drupal.org/node/392414. Das hört sich ganz fürchterlich an, ist aber gar nicht so schlimm, weil es andere Lösungen gibt. Anstelle des CCK Workarounds können Sie auch das luxuriöse notifications framework oder das einfachere notify module benutzen um Ihrer Mitarbeiter über neue Tasks und Projekte zu infomieren. Wenn die Leute zusammenarbeiten wollen, haut das schon hin. Wenn Sie dagegen mit dem System die Kontrolle verstärken wollen ist STORM momentan noch nicht das richtige Modul für Sie :-)

Wie füge ich einen Task hinzu?

Sie können Tasks genauso einfach wie Organizations, People und Projekte hinzufügen. Klicken Sie das + Icon und füllen Sie das Formular aus.

Nachdem Sie ein paar Tasks hinzugefügt haben, sehen Sie eine Liste aller Tasks. Es ist natürlcih möglich auch diese Liste zu filtern. Das Beispiel hier ist gefiltert nach Organization, Project and Category.

Tickets (Aufgaben)

Momentan benutzen wir diese Funktion nicht, werden sie aber so schnell wie möglich einführen und dann hier im Blog darüber berichten.

Permissions (Benutzerberechtigungen)

Bis zu diesem Punkt konnten Sie locker mit Benutzer Nummer 1 (Administrator) arbeiten. Jetzt müssen Sie sich ein paar Gedanken über Benutzerberechtigungen für Ihre Mitarbeiter machen. In unserem Fall habe ich eine neue Rolle cocoate angelegt (Benutzerverwaltung - Rollen - Rolle hinzufügen). Dann habe ich die Berechtigungen gesetzt (Benutzerverwaltung - Berechtigungen).

Timetrackings (Zeiterfassung)

Mit den richtigen Berechtigungen sind die Mitarbeiter jetzt in der Lage Ihre Zeiten den Projekten und Tasks zuzuordnen.
Um das zu können, müssen sie sich mit Ihrem Benutzernamen und Ihrem Passwort einloggen.

Zeiterfassung war unser eigentliches Ziel mit STORM und wir haben es erreicht - Yeah :-).
Jetzt ist es möglich, die den Projekten und Aufgaben zugeordneten Stunden zu sehen.
Erinnern Sie sich an den Screenshot weiter oben?

Wenn Sie nun rechts neben dem Wort Duration (Dauer) auf das kleine Buch Icon klicken erhalten Sie einen schicken Report zum Ausdrucken.

Notes (Notizen)

Sie können an "alles" Notizen "kleben", bzw. zuordnen. Der Weg führt wieder über das + Icon.

Attributes

Attribute sind ein wichtiger Teil der Arbeit. Wenn Sie STORM für Software Entwicklung benutzen sind die vordefinierten Attribute nützlich. Wenn Sie STORM für andere Sachen benutzen ist es nötig die Attribute zu verändern und neue hinzuzufügen. Sie können das über die Auflistung Attributes und das + Icon abwickeln. Achtung: Sie müssen Attribute für die Formulare und für den Filter der Suche anlegen. Der Sreenshot zeigt Attribute für die Formulare.

Zusammenfassung

Um das mal kurz zusammenzufassen: Ich bin sehr glücklich über die schnellen Ergebnisse. Es hat knapp zwei Tage gedauert die Projektseite zu bauen und diesen Artikel zu schreiben. Der erste Teil ist sehr nützlich für unsere Firma. Momentan sind wir in einer frühen Phase mit STORM, aber die meisten, die es bisher gesehen haben mögen es. Ich werde berichten wie es weitergeht, beispielsweise, wie man Berichten und Rechnungen erstellt.
Wenn Sie ähnliche Probleme oder Lösungen in Bezug auf Projekt Management haben, schreiben Sie doch mal einen Kommentar zu diesem Blogeintrag.